tout savoir pour soumettre un film

L’édition 2025 du Festival de cinéma de la ville de Québec (FCVQ) se tiendra du 10 au 14 septembre.

DATE LIMITE DE SOUMISSION : 16 juin à minuit (heure de l’Est) - Tarifs réduits pour les soumissions faites avant le 1er avril 2025.

NB : La programmation se réserve le droit d’accepter des inscriptions tardives si le contexte de la programmation le justifie : il sera toutefois nécessaire d’en aviser l'équipe de programmation (programmation@fcvq.ca) avant la date limite.

Des frais d’inscription non remboursables sont applicables afin de couvrir les frais administratifs et sont payables par Paypal ou par carte de crédit via le formulaire de soumission :

moins de 30 minutes = 30$ CAD
entre 30 et 60 minutes = 40$ CAD 
plus de 60 minutes = 50$ CAD 

CONDITIONS D’ADMISSIBILITÉ POUR LA SOUMISSION D’UNE OEUVRE :

Tous les genres cinématographiques sont acceptés : animation, fiction, expérimental, documentaire etc. ;

Seuls les films terminés après le 1er janvier 2024 sont éligibles à cette édition 2025 du FCVQ ;

Le film NE doit PAS avoir été soumis à la présélection d'une édition précédente du FCVQ.

Le film NE doit PAS avoir fait l’objet d’une exploitation commerciale dans les salles de la région immédiate de la ville de Québec ou avoir été télédiffusé ou webdiffusé ou disponible à la vente.

NB : Cependant, la programmation se réserve le droit de sélectionner des films diffusés au préalable, si le contexte de la programmation le justifie. Cette décision reste à la discrétion de la programmation.

Pour les besoins de la présélection, il est demandé d’inclure un lien de visionnement pour que les membres du comité puissent visionner le film. Les DVD, Blu-Ray, clés USB et copies sur support physique NE sont PAS acceptés : en cas de réception d’un film sur support physique, l’oeuvre ne sera pas considérée, ni retournée à l’expéditeur;

Pour les besoins de visionnement pour la présélection, le film doit être sous-titré en français ou en anglais, si la langue originale est autre que ces deux langues.

Avant de commencer à remplir le formulaire, nous vous conseillons d’avoir les documents suivants prêts et le responsable de l’inscription DOIT inclure dans le formulaire:

- Une (1) photo du réalisateur ou de la réalisatrice;
- Deux (2) photos du film;
- Une courte biographie du réalisateur ou de la réalisatrice, max. 50 mots;
- Une filmographie du réalisateur ou de la réalisatrice;
- La liste des dialogues, de préférence timecodée (en format .srt) si votre film n'est pas sous-titré en anglais et/ou en français.

Le contact recevra une lettre par courriel au plus tard dans la deuxième semaine du mois d’août, l'avisant de sa sélection ou non. Les courriels d’acceptation ou de refus sont adressés à la personne responsable de l’inscription du film.

DROITS D'AUTEUR
Le FCVQ paie des droits d’auteurs aux ayants droit des films sélectionnés, selon la charte suivante (en $CAD) :

- 1 minute : 50$
- de 2 à 10 minutes : 70$
- de 11 à 30 minutes: 100$
- de 31 à 60 minutes: 150$
- Plus de 60 minutes, film catalogue ou projection gratuite: 250$

S’il y a plusieurs ayants droits pour un même film, le FCVQ paiera les droits d’auteurs au premier inscrit par ordre alphabétique dans le formulaire. Si le champ "ayant droit" n’est pas rempli de manière claire et satisfaisante dans le formulaire d’inscription, les droits d’auteur seront versés au réalisateur ou à la réalisatrice. Advenant qu’il y ait plusieurs réalisateurs ou réalisatrices, les droits seront versés au premier par ordre alphabétique.

Les droits d’auteurs seront versés à l’ayant droit par transfert bancaire dans les 120 jours suivant la fin du festival après réception d'une facture et d'un spécimen de chèque avant le 31 octobre.

INFORMATIONS IMPORTANTES EN CAS DE SÉLECTION
Pour les films sélectionnés, un courriel de suivi sera envoyé ultérieurement : les modalités pour le format et l'envoi de la copie de projection y seront détaillées. Les courriels d’acceptation ou de refus sont adressés à la personne responsable de l’inscription du film.

Chaque film sélectionné sera présenté dans sa version originale, avec sous-titres en français et/ou anglais.
La personne responsable de l’inscription doit également fournir la liste des dialogues (format SRT) en anglais et/ou en français.

Tout commentaire concernant le refus d’un film ne pourra être donné qu’après le mois d’octobre et une demande par courriel devra en outre être adressée à ce sujet à l'équipe de programmation (programmation@fcvq.ca).

L’inscription d’une oeuvre ou sa participation au FCVQ implique l’acceptation sans condition de tous les points du présent règlement par la production, la réalisation ou l'ayant droit.

NB : La notion d’ayant droit renvoie à toute personne ou entité (distribution, production) qui détient les droits du film soumis.

L’ayant droit déclare et garantit qu’il détient tous les droits, incluant les droits de propriété intellectuelle et de propriété privée, titres et intérêts sur l'oeuvre qu’il soumet dans le cadre du FCVQ.

L’ayant droit (ou le responsable de l’inscription, le cas échéant) garantit également que l'oeuvre qu’il soumet est entièrement originale et aucun de ses éléments n'enfreint le droit à la vie privée, à l'honneur et à la réputation d’une tierce partie.

En conséquence des garanties susmentionnées, l’ayant droit s’engage à prendre fait et cause et à indemniser le FCVQ et, le cas échéant, ses cessionnaires, mandataires successeurs et ayants droits pour tous dommages, dépenses, frais et coûts raisonnables encourus ou subis par lui à la suite de toute poursuite intentée par un tiers en raison de la non-conformité à l’une ou l’autre des déclarations et garanties qui précèdent.

Le fait de soumettre une oeuvre autorise la publication des informations et photos fournies lors de l’inscription du film par les participant.e.s et est sous leur responsabilité dans les outils promotionnels du FCVQ, communications publiques ainsi que sur son site internet.

Le FCVQ se réserve le droit d’utiliser des extraits d’œuvres sélectionnées, n’excédant pas 3 minutes, à des fins strictement promotionnelles.

Accueil des invité.e.s
Le FCVQ prend à sa charge une partie de l’hébergement d’un nombre limité de réalisateurs et réalisatrices dont les films ont été sélectionnés. La personne responsable de l’accueil communiquera avec chacun des réalisateurs et rélaisatrices sélectionné.e.s afin de lui transmettre les procédures pour le transport, l’hébergement et l’accréditation des invité.e.s.

Envoi des copies de projection
Le FCVQ projette uniquement en format DCP ; seuls les fichiers numériques (master du film sélectionné) sont acceptés pour être convertis en DCP. Nous rappelons que les DVD ou Blu-Ray ne sont pas acceptés.

Pour faire parvenir votre copie, le FCVQ privilégie fortement les transferts de fichiers par Internet. En cas d’envoi par la poste d’une clé usb ou d’un disque dur, les frais de transport ALLER sont à la charge des participant.e.s. En contrepartie, le FCVQ prend en charge les frais de transport de RETOUR mais ne couvre pas les assurances et se dégage de toute implication et responsabilité face à ce support.

Pour les films en provenance de l’extérieur du Canada, afin d’éviter des problèmes de dédouanement, veuillez indiquer sur le formulaire ou facture pro forma la valeur de remplacement de la copie uniquement ainsi que la mention :

FILM – VIDEO POUR FESTIVAL À CARACTÈRE NON-PORNOGRAPHIQUE
SANS VALEUR COMMERCIALE
BUT CULTUREL UNIQUEMENT

Pour les envois par la poste, une adresse postale vous sera transmise ultérieurement suivant l'annonce de la sélection du film.

Le FCVQ couvre les frais d’assurances entre la réception et le renvoi des copies DCP à son ou sa destinataire. Le FCVQ n’est pas responsable du matériel endommagé durant le transport. En cas de perte ou détérioration pendant le festival (entre la réception et la réexpédition de la copie), la responsabilité du festival sera limitée à la valeur de remplacement de la copie de l’oeuvre.

Pour toute question concernant l’inscription de votre film au FCVQ, veuillez écrire à programmation@fcvq.ca

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LES PRÉSENTES CONDITIONS SONT CEPENDANT SUJETTES À CHANGEMENT SANS PRÉAVIS.

Merci de votre intérêt envers le FCVQ et au plaisir de vous croiser au Festival !

Toute l’équipe du FCVQ !

POUR INFORMATION
Courriel: programmation@fcvq.ca
Programmation courts métrages: shorts@fcvq.ca